zondag 4 december 2016

Taakbord & Stand-up

“Ik sta even stil... en dat is al een hele vooruitgang.” 
- Onbekend -

Waar werkt ons team aan? En waarom? Zijn dit de juiste werkzaamheden? Redden we het op tijd? Met simpele hulpmiddelen als een taakbord met zaken waar we nu aan werken, een wensenlijst met ideeën voor de toekomst en een dagelijkse Stand-up meeting leg je een goede basis voor teamleren.


Doel

Het doel van deze werkvorm is vergroten van de transparantie in de voortgang: wat denken we deze periode te realiseren en hoe ver zijn we nu?

Ingrediënten

Om dit doel te bereiken is het nodig dat een aantal betrokkenen hun gedrag aanpassen. Onderstaande impactmap geeft een overzicht van gedragingen die een bijdrage leveren aan het doel.


Benodigdheden

Whiteboard, bruin inpakpapier of een aantal aan elkaar geplakte flipovervellen
Sticky-notes (liefst in verschillende kleuren)

Recept

Voorbereiding

  1. Bepaal samen wat voor jullie team een goede sprintlengte is. Een sprint is een periode van maximaal een maand waarin taken door het team afgerond worden.
  2. Elk teamlid schrijft voor zichzelf op een sticky-notes welke taken belangrijk zijn om de komende periode af te krijgen.
  3. Plak deze wensen/taken op een whiteboard of flipover en groepeer deze gezamenlijk.
  4. Geef deze groepen waar mogelijk een themanaam. Dit is vaak de te realiseren klantwens. Misschien blijft er nog wat restwerk over in een groep “Overig”.
  5. Turf met elkaar de belangrijkste thema’s voor de komende sprint. Ieder heeft 3 turfjes en geeft daarmee de belangrijkste thema’s aan met turfjes op de sticky-notes.




Taakbord

  1. Verdeel het whiteboard in vier kollommen en schrijf daarboven “Wens”, “Te doen”, “Bezig” en “Klaar”.
  2. Bepaal met elkaar welke taken jouw team de komende periode denkt te realiseren. Plak deze in de kolom “Te doen”.  Koppel deze waar dit kan aan een thema en hang het thema dan in de kolom “Wens”.
  3. Probeer de taakbriefjes zo klein te maken dat het taken zijn van maximaal één dag werk voor één persoon. Knip waar nodig grotere taken op in kleinere.
  4. Bespreek met elkaar of, nu je de werkvoorraad ziet, je met elkaar het gevoel hebt dat deze haalbaar is in de beschikbare tijd. Pas zo nodig de werkvoorraad (aantal klantwensen op het taakbord) aan. Thema’s die deze sprint niet passen komen op de wensenlijst en zijn daarmee de werkvoorraad voor toekomstige sprints.
  5. Elk teamlid verhangt tijdens de sprint een taakbriefje naar de kolom “Bezig”, zodra hij/zij een taak oppakt en naar “Klaar” zodra de taak af is.


Kooktips

Een taakbord hoeft niet meer te zijn dan een bord, flipover of brownpaper met sticky-notes. Het toont de doelen die het team zich voor de komende periode stelt (in de kolom “Wens”) en de taken die het team hiervoor uitvoert (overige kolommen). In de eenvoudigste vorm bevat het bord slechts drie kolommen met daarboven de kopjes ToDo (te doen), Doing (Bezig) en Done (Klaar). Op dit bord staat de totale werkvoorraad (taken) voor een vastgestelde periode van maximaal een maand (Sprint). Dat is het werk dat jouw team (projectteam of afdeling) in deze periode denkt te realiseren.

De volgende zaken worden door het gebruik van een taakbord zichtbaar en daarmee bespreekbaar:

  • Wat denken we deze periode af te krijgen
  • Wat hebben we af en wat moeten we nog doen
  • Waar zijn we nu mee bezig en zijn dat de juiste (geplande) dingen 
  • Waar stagneert de voortgang, wat kan wijzen op knelpunten
Een taakbord zorgt voor inzicht in de klantwensen waar je als team de komende periode aan werkt. Dit betekent dat er ook klantwensen zijn waar je deze periode bewust niet aan werkt. Deze komen op een wensenlijst.

Om de voortgang in het onderhanden werk in de gaten te houden en te weten waar je teamleden mee bezig zijn houd je dagelijks een Stand-up meeting van maximaal vijftien minuten. Dit bevordert de samenwerking en zorgt dat knelpunten snel worden opgelost. Het is een middel om de teamfocus te houden op afmaken waar we aan begonnen zijn.

Dagelijkste Stand-up
Door dagelijks even samen bij het taakbord te staan en de voortgang te bespreken hou je overzicht en waarborg je de voortgang in jullie werk.

  1. Spreek een tijd af waarop je als team dagelijks maximaal vijftien minuten staand de voortgang op het taakbord bespreekt.
  2. Tijdens de stand-up beantwoordt ieder teamlid kort de volgende drie vragen:
  • Wat heb ik gisteren gedaan wat een bijdrage levert aan het gestelde doel?
  • Wat ga ik vandaag doen om een bijdrage te leveren aan het gestelde doel?
  • Welke knelpunten zie ik voor mezelf of het team die ons ervan af kunnen houden ons het gestelde doel te halen?

Tip: als iemand iets heeft gedaan of gaat doen waarvoor geen taakbriefje op het taakbord hangt, maak hier dan alsnog een taakbriefje voor aan (bijvoorbeeld in een andere kleur). Dit creëert inzicht in het werk dat niet gepland was.

Starten met een Taakbord en Dagelijkse Stand-up meeting
Bij teams die starten met een taakbord en dagelijkse stand-up vallen vaak de volgende dingen op:

  • Taken zijn niet af aan het einde van de afgesproken periode: Onderzoek de oorzaak. Neem de volgende keer minder hooi op de vork, vraag bijvoorbeeld in het team: “is er iemand die buikpijn krijgt bij het idee dat we dit werk af moeten krijgen?”
  • Er komen veel onvoorziene taken tussendoor: voeg onvoorziene taken toe aan het taakbord, maar op sticky-notes met een andere kleur.
  • Teamleden zitten op elkaar te wachten en er worden grote verschillen in werkdruk per teamlid ervaren:
  • Help elkaar meer bij het afkrijgen van werk, ook buiten je primaire expertisegebied.
  • Teamleden zitten op anderen te wachten:
  • Beleg zoveel mogelijk werk binnen het team en regel hiervoor autorisaties. Leid mensen op of voeg expertise toe.
  • Het werk hoopt zich op aan het einde van de afgesproken periode:
  • Rond met elkaar een klantwens volledig af alvorens de volgende op te pakken.
Kijk om te zien hoe deze werkvorm werkt op www.praktischopweg.nl/701.

Resultaat

  • Inzicht in waaraan gewerkt wordt
  • Focus op het realiseren van klantwensen
  • Onderlinge steun om taken af te krijgen
  • Inzicht in de sprintplanning en voortgang
  • Autonomie van het team en de teamleden groeit

Herkomst


Het taakbord is een veelgebruikte manier om de werkvoorraad voor de komende periode (in Scrum een sprint backlog genoemd) weer te geven. Een variant hierop is het verbeterbord vanuit Lean. De dagelijkse stand-up, ook wel dagstart genoemd, behoren zowel tot de basis van Scrum als Lean. Kijk voor meer informatie op www.praktischopweg.nl/401.

Praktijkervaring

Klik hier om jou praktijkervaring te delen en ontvang een gratis exemplaar van ons boek. Een leuke foto met een kort verhaaltje over jullie ervaring is voldoende. Waarom heb je deze werkvorm uitgekozen? Hoe zijn jullie ermee aan de slag gegaan? Wat was het resultaat?



Geen opmerkingen:

Een reactie posten

Wat ik van dit artikel opsteek is ...


Wat het artikel voor directer toepasbaar zou maken is ...