zaterdag 3 december 2016

Relatief schatten

"Lang vooruitplannen werkt het beste op de korte termijn."
- Doug Evelyn -

Lang vooruitplannen is en blijft lastig. Schattingen zijn per definitie onnauwkeurig. Hoe vergroten we onze voorspelbaarheid, zonder te verzanden in details die de inschattingen niet veel beter maken? Maak gebruik van het natuurlijk vermogen van mensen om werkzaamheden met elkaar te vergelijken op onderbuikgevoel (relatief schatten). Dit kost veel minder tijd dan gedetailleerd uren schatten en blijkt vaak nog nauwkeuriger ook. Het bijhouden van de teamproductiviteit per sprint, in combinatie met relatieve inschattingen van het team, levert de basis voor een betrouwbaardere planning met minder inspanning.


Doel

Meer voorspelbaarheid door gedeeld beeld rond complexiteit. Zowel de betrouwbaarheid op het sprint resultaat gaat omhoog als de voorspelbaarheid op het doorlopen van de wenslijst.

Ingrediënten



Benodigdheden

Voor oefening 1 en 2:
  • Een set kaarten met foto’s van voertuigen voor relatief schatten.
  • Een set planning poker kaarten (of sticky-notes met daarop de getallen: ½, 1, 2 3, 5, 8 en 13). Je kunt deze downloaden van www.praktischopweg.nl/001.
Voor oefening 2:
  • Actuele klantwensen, afgedrukt op briefkaartformaat of overgenomen op grote sticky-notes. Voeg indien mogelijk ook twee of drie niet al te grote, reeds gerealiseerde wensen toe.

Recept

Het is belangrijk om eerst een gevoel te krijgen voor relatief schatten. Doe deze oefening in groepjes van maximaal 8 mensen.

Oefening 1: oefenen met relatief schatten
Doel: kennis maken met relatief schatten
  1. Neem als groep een set kaarten met foto’s van voertuigen voor relatief schatten en spreid deze op tafel of op de grond voor je uit.
  2. Leg de foto’s van voertuigen op volgorde van capaciteit. Capaciteit is een combinatie van:
    • Hoeveel mensen er mee kunnen
    • Hoeveel bagage je mee kunt nemen
    • Hoe snel je ermee op je bestemming bent


  3. Bespreek met elkaar of dit de juiste volgorde is en pas waar nodig de volgorde aan. Het gaat om de discussie.
  4. Leg boven de foto’s de planning poker kaarten met daarop de getallen: ½, 1, 2 3, 5, 8 en 13. Leg de fiat bij de 2. Dit is jullie referentie voor de volgende stap.
  5. Groepeer de foto’s van voertuigen in groepjes van vergelijkbare capaciteit onder de planning poker kaarten. Vergelijk daartoe de capaciteit met die van de Fiat om de juiste positie te bepalen. Elk voertuig moet precies bij één groepje, bij één planning poker kaart liggen.


  6. Bespreek met elkaar de toepasbaarheid van relatief schatten voor het inschatten van de klantwensen op de wensenlijst van de klant.

Oefening 2: relatief schatten in de praktijk
Doel: komen tot inschattingen van alle klantwensen op de wensenlijst van de klant.
  1. Kies als deelnemers voor de inschattingswaarden 2, 5 en 13 een representatief voertuig. Hang de plaatjes van deze voertuigen, met het bijbehorende planning poker kaart erboven aan de muur. Hang rechts hiervan de planning poker kaarten met het cijfer 40 voor grotere wensen en ∞ (oneindig) (in sommige planning poker setjes is dit de 100) voor wensen die veel te groot en onduidelijk zijn om in te kunnen schatten.

  2. Pak een kaart met een (liefst reeds gerealiseerde) klantwens die in totaal enkele mandagen werk is. Hang deze onder de 2. Dit is jullie referentie.
  3. Nu krijgen alle deelnemers om de beurt de beurt. Tijdens je beurt mag je één van de volgende dingen doen:
    1. Neem een briefje met een klantwens en hang deze onder een planning poker kaart aan de muur. Vergelijk daartoe de complexiteit van de gekozen klantwens met die van de referentie. Geef een korte toelichting van de complexiteit die jij ziet om je inschatting te onderbouwen.
    2. Verplaats één briefje met een klantwens om de inschatting te veranderen. Geef een korte toelichting van de complexiteit die jij ziet om de verandering te onderbouwen.
  4. Dit proces vervolg je met elkaar totdat alle briefjes hangen en niemand meer een briefje wil verhangen. Nu heb je met elkaar een goed gevoel van de relatieve complexiteit voor alle nu bekende klantwensen.
  5. Schrijf de inschattingen onderaan op ieder klantwensbriefje.

Als alles is ingeschat kun je vanaf nu de teamproductiviteit bijhouden. Deze druk je uit in complexiteitspunten of story points per sprint. Teamproductiviteit is een maat voor hoeveel complexiteitspunten jouw team per sprint kan wegwerken.

Kooktips

Aanwijzingen bij de eerste oefening:
Je ziet dat bijna alle kaartjes goed liggen maar er is nog een wilde discussie over de precieze positie van een of twee voertuigen. Vraag de groep hoe lang ze nog nodig denken te hebben en hoeveel beter de inschatting van het geheel daarmee wordt. Als de conclusie is dat de inschatting eigenlijk al goed genoeg is, vraag de deelnemers dan of ze een dergelijke situatie ook in de praktijk weleens meemaken en wat dan de beste manier van ermee omgaan is.

Je ziet dat het team de Starship Enterprise op 13 geschat heeft. (Dit is minder dan zeven keer zo groot als de Fiat.) Vraag de groep of ze echt denken dat de capaciteit van de Starship Enterprise maar vier keer zo groot is als de Fiat. Geef als informatie dat de bemanning van de Starship Enterprise meer dan 1000 man is. Dat het ruim enkele ruimteshuttles bevat en dat de topsnelheid warp 8 is (dit is 8 keer de lichtsnelheid). Vraag de deelnemers of ze een dergelijke mismatch tussen de schaal van inschatting en grootte van de vraag ook in de praktijk weleens meemaken en wat dan de reactie van het team zou moeten zijn.

Aanwijzingen bij de tweede oefening:
Alles wat als inschatting 13 of hoger heeft is te groot om mee te nemen in de sprint (misschien zelfs de 8 al). Dit is niet erg. Voordat we er echt mee aan de slag gaan splitsen we deze wens op in kleinenere wensen die wel passen. Het gaat nu vooral om de discussie waar deze grote complexiteit in zit.

Alles dat echt te groot of onduidelijk is om in te kunnen schatten komt bij oneindig (Starship Enterprise) te hangen. Dit is een mooie stip op de horizon, maar heeft nader onderzoek nodig alvorens er een zinvolle inschatting aan te kunnen geven.

Teamproductiviteit
We hebben in deze sessie bewust niet alle beschikbare planning poker kaarten gebruikt. Het is verstandig om een verdere verfijning te maken voordat je een klantwens gaat realiseren. Zie voor een beschrijving van planning poker www.praktischopweg.nl/602.

De combinatie van ingeschatte complexiteitspunten en teamproductiviteit geven de klantvertegenwoordiger de mogelijkheid om meerdere sprints vooruit te plannen. Op basis van deze werkwijze kan jouw team voor elke sprint de teamproductiviteit bijhouden.

Kijk om te zien hoe deze werkvorm werkt op www.praktischopweg.nl/702.

Resultaat

  • Betere voorspelbaarheid
  • Focus op teamresultaat
  • Inzicht in complexiteit
  • Zicht op de klantwens
  • Inzicht in de verwachte doorlooptijd van de complete wensenlijst
  • Autonomie van het team en de teamleden groeit

Herkomst

De oefening relatief schatten met voertuigen is van Praktisch op weg, Relatief schatten wordt gebruikt in combinatie met Scrum. Kijk voor meer informatie op www.praktischopweg.nl/402.

Praktijkervaring

Klik hier om jou praktijkervaring te delen en ontvang een gratis exemplaar van ons boek. Een leuke foto met een kort verhaaltje over jullie ervaring is voldoende. Waarom heb je deze werkvorm uitgekozen? Hoe zijn jullie ermee aan de slag gegaan? Wat was het resultaat?

Geen opmerkingen:

Een reactie posten

Wat ik van dit artikel opsteek is ...


Wat het artikel voor directer toepasbaar zou maken is ...