zaterdag 17 december 2016

Denken in oplossingen in plaats van problemen



"Het leven is als zeilen. Ook met tegenwind kun je vooruitkomen."
- onbekend -

Waarom doen ZE hier niets aan?

Je bent op zoek naar manieren om met jouw team tot betere resultaten te komen. Ze mogen hun manier van werken zelf bepalen. Jullie nemen regelmatig tijd voor verbeteren. Je daagt ze uit om met oplossingen te komen. Maar je team wil maar niet vliegen. Vaak vinden jullie de oorzaak van problemen, buiten jullie invloedssfeer: "Andere afdelingen werken niet mee, we krijgen nooit wat we nodig hebben en het management doet er niks aan". Klinkt dit herkenbaar, lees dan verder.

De grondoorzaak van problemen achterhalen en aanpakken blijft een goed idee, dit is effectiever dan het blijven "blussen van brandjes". Wanneer je echter bij elk probleem de oorzaak elders neerlegt en discussies daardoor verzanden in uitspraken als "wij kunnen er niets aan doen", kom je nergens. Ga dan samen op zoek naar mogelijkheden binnen de cirkel van invloed van je team. Hoe dan? Door het stellen van oplossingsgerichte vragen.


Oplossingsgerichte vragen leiden jullie naar denken in mogelijkheden in plaats van problemen. Je vraagt naar een beeldend plaatje van de gewenste situatie, naar oplossingen die eerder gewerkt hebben, naar wat er al bereikt is, naar onze strategieën om met de huidige situatie om te gaan.
Hieronder volgen een aantal voorbeelden:
  • Wat zou je willen in plaats van [het probleem]? Waar hoop je op? Welk verschil zou dat maken?
  • Stel dat [het probleem] is opgelost, wat zouden wij dan anders doen?
  • Stel dat [het probleem] niet wordt opgelost, wat zouden wij toch kunnen doen om de situatie te verbeteren?
  • Zou [het probleem] nog erger kunnen zijn dan het nu is? Hoe komt het dat het niet nog erger is?
  • Hoe kunnen we het makkelijker maken voor ons zelf?
  • Snap ik.... Wat zou er gebeuren als we de lat iets lager leggen voor onszelf? Kleinere stappen? Andere normen?
  • Wat zou een kleine eerste stap kunnen zijn die wij zelf kunnen zetten?

Deze vragen kun je letterlijk aan je team stellen zodra ze in de klaagmodus lijken te vervallen. Probeer het uit en laat je verrassen. Zodra iemand uit het team een kleine succeservaring vertelt gebruik je vragen als:
  • Wat knap! Hoe is ons dat gelukt
  • Hoe hebben we dat voor elkaar gekregen?
  • Hoe kunnen we dat vaker doen?
  • Wat kunnen we hiervan leren om de volgende stap te zetten?

Zie dit filmpje als inspiratie.



De werkvorm oplossingsgericht coachen uit ons boek Praktisch op weg naar Teamresultaat kan jouw teamleden helpen elkaar hier bewuster in te coachen.


Heb jij een praktijkvoorbeeld van een werkvorm uit ons boek die jouw team een stapje verder heeft geholpen op weg naar teamresultaat, laat het ons weten. Plaatsen we jouw praktijkervaring hier of in ons boek dan ontvang je een gratis exemplaar van ons boek Praktisch op weg naar Teamresultaat.


Heb je een vraag waar je een praktisch antwoord op wilt, stel hem hieronder. Je krijg je in ieder geval persoonlijk antwoord en misschien behandelen we je vraag in onze volgende blog.

zondag 4 december 2016

Taakbord & Stand-up

“Ik sta even stil... en dat is al een hele vooruitgang.” 
- Onbekend -

Waar werkt ons team aan? En waarom? Zijn dit de juiste werkzaamheden? Redden we het op tijd? Met simpele hulpmiddelen als een taakbord met zaken waar we nu aan werken, een wensenlijst met ideeën voor de toekomst en een dagelijkse Stand-up meeting leg je een goede basis voor teamleren.


Doel

Het doel van deze werkvorm is vergroten van de transparantie in de voortgang: wat denken we deze periode te realiseren en hoe ver zijn we nu?

Ingrediënten

Om dit doel te bereiken is het nodig dat een aantal betrokkenen hun gedrag aanpassen. Onderstaande impactmap geeft een overzicht van gedragingen die een bijdrage leveren aan het doel.


Benodigdheden

Whiteboard, bruin inpakpapier of een aantal aan elkaar geplakte flipovervellen
Sticky-notes (liefst in verschillende kleuren)

Recept

Voorbereiding

  1. Bepaal samen wat voor jullie team een goede sprintlengte is. Een sprint is een periode van maximaal een maand waarin taken door het team afgerond worden.
  2. Elk teamlid schrijft voor zichzelf op een sticky-notes welke taken belangrijk zijn om de komende periode af te krijgen.
  3. Plak deze wensen/taken op een whiteboard of flipover en groepeer deze gezamenlijk.
  4. Geef deze groepen waar mogelijk een themanaam. Dit is vaak de te realiseren klantwens. Misschien blijft er nog wat restwerk over in een groep “Overig”.
  5. Turf met elkaar de belangrijkste thema’s voor de komende sprint. Ieder heeft 3 turfjes en geeft daarmee de belangrijkste thema’s aan met turfjes op de sticky-notes.




Taakbord

  1. Verdeel het whiteboard in vier kollommen en schrijf daarboven “Wens”, “Te doen”, “Bezig” en “Klaar”.
  2. Bepaal met elkaar welke taken jouw team de komende periode denkt te realiseren. Plak deze in de kolom “Te doen”.  Koppel deze waar dit kan aan een thema en hang het thema dan in de kolom “Wens”.
  3. Probeer de taakbriefjes zo klein te maken dat het taken zijn van maximaal één dag werk voor één persoon. Knip waar nodig grotere taken op in kleinere.
  4. Bespreek met elkaar of, nu je de werkvoorraad ziet, je met elkaar het gevoel hebt dat deze haalbaar is in de beschikbare tijd. Pas zo nodig de werkvoorraad (aantal klantwensen op het taakbord) aan. Thema’s die deze sprint niet passen komen op de wensenlijst en zijn daarmee de werkvoorraad voor toekomstige sprints.
  5. Elk teamlid verhangt tijdens de sprint een taakbriefje naar de kolom “Bezig”, zodra hij/zij een taak oppakt en naar “Klaar” zodra de taak af is.


Kooktips

Een taakbord hoeft niet meer te zijn dan een bord, flipover of brownpaper met sticky-notes. Het toont de doelen die het team zich voor de komende periode stelt (in de kolom “Wens”) en de taken die het team hiervoor uitvoert (overige kolommen). In de eenvoudigste vorm bevat het bord slechts drie kolommen met daarboven de kopjes ToDo (te doen), Doing (Bezig) en Done (Klaar). Op dit bord staat de totale werkvoorraad (taken) voor een vastgestelde periode van maximaal een maand (Sprint). Dat is het werk dat jouw team (projectteam of afdeling) in deze periode denkt te realiseren.

De volgende zaken worden door het gebruik van een taakbord zichtbaar en daarmee bespreekbaar:

  • Wat denken we deze periode af te krijgen
  • Wat hebben we af en wat moeten we nog doen
  • Waar zijn we nu mee bezig en zijn dat de juiste (geplande) dingen 
  • Waar stagneert de voortgang, wat kan wijzen op knelpunten
Een taakbord zorgt voor inzicht in de klantwensen waar je als team de komende periode aan werkt. Dit betekent dat er ook klantwensen zijn waar je deze periode bewust niet aan werkt. Deze komen op een wensenlijst.

Om de voortgang in het onderhanden werk in de gaten te houden en te weten waar je teamleden mee bezig zijn houd je dagelijks een Stand-up meeting van maximaal vijftien minuten. Dit bevordert de samenwerking en zorgt dat knelpunten snel worden opgelost. Het is een middel om de teamfocus te houden op afmaken waar we aan begonnen zijn.

Dagelijkste Stand-up
Door dagelijks even samen bij het taakbord te staan en de voortgang te bespreken hou je overzicht en waarborg je de voortgang in jullie werk.

  1. Spreek een tijd af waarop je als team dagelijks maximaal vijftien minuten staand de voortgang op het taakbord bespreekt.
  2. Tijdens de stand-up beantwoordt ieder teamlid kort de volgende drie vragen:
  • Wat heb ik gisteren gedaan wat een bijdrage levert aan het gestelde doel?
  • Wat ga ik vandaag doen om een bijdrage te leveren aan het gestelde doel?
  • Welke knelpunten zie ik voor mezelf of het team die ons ervan af kunnen houden ons het gestelde doel te halen?

Tip: als iemand iets heeft gedaan of gaat doen waarvoor geen taakbriefje op het taakbord hangt, maak hier dan alsnog een taakbriefje voor aan (bijvoorbeeld in een andere kleur). Dit creëert inzicht in het werk dat niet gepland was.

Starten met een Taakbord en Dagelijkse Stand-up meeting
Bij teams die starten met een taakbord en dagelijkse stand-up vallen vaak de volgende dingen op:

  • Taken zijn niet af aan het einde van de afgesproken periode: Onderzoek de oorzaak. Neem de volgende keer minder hooi op de vork, vraag bijvoorbeeld in het team: “is er iemand die buikpijn krijgt bij het idee dat we dit werk af moeten krijgen?”
  • Er komen veel onvoorziene taken tussendoor: voeg onvoorziene taken toe aan het taakbord, maar op sticky-notes met een andere kleur.
  • Teamleden zitten op elkaar te wachten en er worden grote verschillen in werkdruk per teamlid ervaren:
  • Help elkaar meer bij het afkrijgen van werk, ook buiten je primaire expertisegebied.
  • Teamleden zitten op anderen te wachten:
  • Beleg zoveel mogelijk werk binnen het team en regel hiervoor autorisaties. Leid mensen op of voeg expertise toe.
  • Het werk hoopt zich op aan het einde van de afgesproken periode:
  • Rond met elkaar een klantwens volledig af alvorens de volgende op te pakken.
Kijk om te zien hoe deze werkvorm werkt op www.praktischopweg.nl/701.

Resultaat

  • Inzicht in waaraan gewerkt wordt
  • Focus op het realiseren van klantwensen
  • Onderlinge steun om taken af te krijgen
  • Inzicht in de sprintplanning en voortgang
  • Autonomie van het team en de teamleden groeit

Herkomst


Het taakbord is een veelgebruikte manier om de werkvoorraad voor de komende periode (in Scrum een sprint backlog genoemd) weer te geven. Een variant hierop is het verbeterbord vanuit Lean. De dagelijkse stand-up, ook wel dagstart genoemd, behoren zowel tot de basis van Scrum als Lean. Kijk voor meer informatie op www.praktischopweg.nl/401.

Praktijkervaring

Klik hier om jou praktijkervaring te delen en ontvang een gratis exemplaar van ons boek. Een leuke foto met een kort verhaaltje over jullie ervaring is voldoende. Waarom heb je deze werkvorm uitgekozen? Hoe zijn jullie ermee aan de slag gegaan? Wat was het resultaat?



zaterdag 3 december 2016

Relatief schatten

"Lang vooruitplannen werkt het beste op de korte termijn."
- Doug Evelyn -

Lang vooruitplannen is en blijft lastig. Schattingen zijn per definitie onnauwkeurig. Hoe vergroten we onze voorspelbaarheid, zonder te verzanden in details die de inschattingen niet veel beter maken? Maak gebruik van het natuurlijk vermogen van mensen om werkzaamheden met elkaar te vergelijken op onderbuikgevoel (relatief schatten). Dit kost veel minder tijd dan gedetailleerd uren schatten en blijkt vaak nog nauwkeuriger ook. Het bijhouden van de teamproductiviteit per sprint, in combinatie met relatieve inschattingen van het team, levert de basis voor een betrouwbaardere planning met minder inspanning.


Doel

Meer voorspelbaarheid door gedeeld beeld rond complexiteit. Zowel de betrouwbaarheid op het sprint resultaat gaat omhoog als de voorspelbaarheid op het doorlopen van de wenslijst.

Ingrediënten



Benodigdheden

Voor oefening 1 en 2:
  • Een set kaarten met foto’s van voertuigen voor relatief schatten.
  • Een set planning poker kaarten (of sticky-notes met daarop de getallen: ½, 1, 2 3, 5, 8 en 13). Je kunt deze downloaden van www.praktischopweg.nl/001.
Voor oefening 2:
  • Actuele klantwensen, afgedrukt op briefkaartformaat of overgenomen op grote sticky-notes. Voeg indien mogelijk ook twee of drie niet al te grote, reeds gerealiseerde wensen toe.

Recept

Het is belangrijk om eerst een gevoel te krijgen voor relatief schatten. Doe deze oefening in groepjes van maximaal 8 mensen.

Oefening 1: oefenen met relatief schatten
Doel: kennis maken met relatief schatten
  1. Neem als groep een set kaarten met foto’s van voertuigen voor relatief schatten en spreid deze op tafel of op de grond voor je uit.
  2. Leg de foto’s van voertuigen op volgorde van capaciteit. Capaciteit is een combinatie van:
    • Hoeveel mensen er mee kunnen
    • Hoeveel bagage je mee kunt nemen
    • Hoe snel je ermee op je bestemming bent


  3. Bespreek met elkaar of dit de juiste volgorde is en pas waar nodig de volgorde aan. Het gaat om de discussie.
  4. Leg boven de foto’s de planning poker kaarten met daarop de getallen: ½, 1, 2 3, 5, 8 en 13. Leg de fiat bij de 2. Dit is jullie referentie voor de volgende stap.
  5. Groepeer de foto’s van voertuigen in groepjes van vergelijkbare capaciteit onder de planning poker kaarten. Vergelijk daartoe de capaciteit met die van de Fiat om de juiste positie te bepalen. Elk voertuig moet precies bij één groepje, bij één planning poker kaart liggen.


  6. Bespreek met elkaar de toepasbaarheid van relatief schatten voor het inschatten van de klantwensen op de wensenlijst van de klant.

Oefening 2: relatief schatten in de praktijk
Doel: komen tot inschattingen van alle klantwensen op de wensenlijst van de klant.
  1. Kies als deelnemers voor de inschattingswaarden 2, 5 en 13 een representatief voertuig. Hang de plaatjes van deze voertuigen, met het bijbehorende planning poker kaart erboven aan de muur. Hang rechts hiervan de planning poker kaarten met het cijfer 40 voor grotere wensen en ∞ (oneindig) (in sommige planning poker setjes is dit de 100) voor wensen die veel te groot en onduidelijk zijn om in te kunnen schatten.

  2. Pak een kaart met een (liefst reeds gerealiseerde) klantwens die in totaal enkele mandagen werk is. Hang deze onder de 2. Dit is jullie referentie.
  3. Nu krijgen alle deelnemers om de beurt de beurt. Tijdens je beurt mag je één van de volgende dingen doen:
    1. Neem een briefje met een klantwens en hang deze onder een planning poker kaart aan de muur. Vergelijk daartoe de complexiteit van de gekozen klantwens met die van de referentie. Geef een korte toelichting van de complexiteit die jij ziet om je inschatting te onderbouwen.
    2. Verplaats één briefje met een klantwens om de inschatting te veranderen. Geef een korte toelichting van de complexiteit die jij ziet om de verandering te onderbouwen.
  4. Dit proces vervolg je met elkaar totdat alle briefjes hangen en niemand meer een briefje wil verhangen. Nu heb je met elkaar een goed gevoel van de relatieve complexiteit voor alle nu bekende klantwensen.
  5. Schrijf de inschattingen onderaan op ieder klantwensbriefje.

Als alles is ingeschat kun je vanaf nu de teamproductiviteit bijhouden. Deze druk je uit in complexiteitspunten of story points per sprint. Teamproductiviteit is een maat voor hoeveel complexiteitspunten jouw team per sprint kan wegwerken.

Kooktips

Aanwijzingen bij de eerste oefening:
Je ziet dat bijna alle kaartjes goed liggen maar er is nog een wilde discussie over de precieze positie van een of twee voertuigen. Vraag de groep hoe lang ze nog nodig denken te hebben en hoeveel beter de inschatting van het geheel daarmee wordt. Als de conclusie is dat de inschatting eigenlijk al goed genoeg is, vraag de deelnemers dan of ze een dergelijke situatie ook in de praktijk weleens meemaken en wat dan de beste manier van ermee omgaan is.

Je ziet dat het team de Starship Enterprise op 13 geschat heeft. (Dit is minder dan zeven keer zo groot als de Fiat.) Vraag de groep of ze echt denken dat de capaciteit van de Starship Enterprise maar vier keer zo groot is als de Fiat. Geef als informatie dat de bemanning van de Starship Enterprise meer dan 1000 man is. Dat het ruim enkele ruimteshuttles bevat en dat de topsnelheid warp 8 is (dit is 8 keer de lichtsnelheid). Vraag de deelnemers of ze een dergelijke mismatch tussen de schaal van inschatting en grootte van de vraag ook in de praktijk weleens meemaken en wat dan de reactie van het team zou moeten zijn.

Aanwijzingen bij de tweede oefening:
Alles wat als inschatting 13 of hoger heeft is te groot om mee te nemen in de sprint (misschien zelfs de 8 al). Dit is niet erg. Voordat we er echt mee aan de slag gaan splitsen we deze wens op in kleinenere wensen die wel passen. Het gaat nu vooral om de discussie waar deze grote complexiteit in zit.

Alles dat echt te groot of onduidelijk is om in te kunnen schatten komt bij oneindig (Starship Enterprise) te hangen. Dit is een mooie stip op de horizon, maar heeft nader onderzoek nodig alvorens er een zinvolle inschatting aan te kunnen geven.

Teamproductiviteit
We hebben in deze sessie bewust niet alle beschikbare planning poker kaarten gebruikt. Het is verstandig om een verdere verfijning te maken voordat je een klantwens gaat realiseren. Zie voor een beschrijving van planning poker www.praktischopweg.nl/602.

De combinatie van ingeschatte complexiteitspunten en teamproductiviteit geven de klantvertegenwoordiger de mogelijkheid om meerdere sprints vooruit te plannen. Op basis van deze werkwijze kan jouw team voor elke sprint de teamproductiviteit bijhouden.

Kijk om te zien hoe deze werkvorm werkt op www.praktischopweg.nl/702.

Resultaat

  • Betere voorspelbaarheid
  • Focus op teamresultaat
  • Inzicht in complexiteit
  • Zicht op de klantwens
  • Inzicht in de verwachte doorlooptijd van de complete wensenlijst
  • Autonomie van het team en de teamleden groeit

Herkomst

De oefening relatief schatten met voertuigen is van Praktisch op weg, Relatief schatten wordt gebruikt in combinatie met Scrum. Kijk voor meer informatie op www.praktischopweg.nl/402.

Praktijkervaring

Klik hier om jou praktijkervaring te delen en ontvang een gratis exemplaar van ons boek. Een leuke foto met een kort verhaaltje over jullie ervaring is voldoende. Waarom heb je deze werkvorm uitgekozen? Hoe zijn jullie ermee aan de slag gegaan? Wat was het resultaat?