zaterdag 26 november 2016

Bevlogenheidsthermometer

“Ons hoofd is rond, zodat ons denken van richting veranderen kan.”
- Rilke -

Leuk, al die werkvormen om teamresultaat te vergroten, maar waar sta ik als leidinggevende van zo’n team? Wat is mijn rol en hoe weet ik of ik mijn team in de goede richting leid? Daar helpt de werkvorm ‘Bevlogenheidsthermometer’ bij. Je krijgt inzicht in waar je team staat. Ook leg je de verantwoordelijkheid voor verbetering daar waar hij thuishoort: bij het team.

Doel

Meetbaar maken in hoeverre teamleren bevorderd wordt.  Daardoor betere interventies in zetten die het team zowel richting geven als teamleren bevorderen.

Ingrediënten


Benodigdheden

1. Tien a4tjes met hierop de stellingen van de bevlogenheidsthermometer.
2. Voldoende ruimte op de vloer om de bevlogenheidsthermometer neer te leggen.

Recept


De linker kolom van de bevlogenheidsthermometer bevat elementen die teamleren in de weg staan en de rechterkolom bevat elementen die teamleren bevorderen.

De thermometer is goed te gebruiken om een trend te zien, maar geeft het management ook een instrument in handen om te toetsen of een interventie van bovenaf nu ervaren wordt als taakeis of als hulpbron.

We bieden hier één werkvorm om te bepalen hoe het team in zijn geheel staat op de meetschaal.

Stappenplan

1. Maak per interventie één A4’tje en leg deze volgens bovenstaand schema op de grond.
2. Kies als team één interventie waarop je deze thermometer wilt toepassen. Bijvoorbeeld de eerstvolgende verandering voor jouw team.
3. Vraag nu per regel aan elke deelnemer waar hij of zij staat ten opzichte van deze interventie. Bijvoorbeeld: interventie x levert mij stress op of maakt me enthousiast voor mijn werk. Ben je heel enthousiast, dan ga je dichtbij dit vel papier staan. Bij veel stress ga je dichtbij dat vel staan. Op deze manier zie je als team hoe je tegenover een bepaalde interventie staat.
4. Vraag of er een teamlid is die vrijwillig zijn of haar positie wil toelichten. Niet ieder teamlid hoeft zijn gevoel uit te spreken in deze oefening.
5. Ieder teamlid plakt een sticky-note op de plek waar hij staat.
6. Doorloop op deze wijze alle elementen.
7. Bespreek het resultaat en bepaal op basis hiervan twee verbeterpunten.

Kooktips

Toelichting op de rijen:
Uit ervaring en onderzoek blijkt dat bevlogen medewerkers en teams minder stress ervaren en meer resultaat op leveren. Rij 1 van de thermometer brengt dit in beeld.
Medewerkers handelen niet altijd uit zichzelf naar een managementbesluit. Besluiten die het team samen neemt, worden vrijwel altijd door het team nageleefd. De teamleden spreken elkaar daar ook op aan. Rij 2 van de thermometer laat zien hoe het team een besluit ervaart.
Rij 3 is een directe meting of iets als eis of als hulp wordt ervaren.
Rij 4 kijkt naar ketendenken versus puntoptimalisatie.
Teams die de klant betrekken en bezig zijn met continu leren en verbeteren focussen zich steeds meer op het leveren van klantwaarde. Hiervoor is feedback van de klant noodzakelijk. Rij 5 meet of maatregelen de juiste focus hebben en of het team voldoende feedback ervaart.

Deze werkvorm is nuttig, omdat het altijd goed is om te weten of je als team de juiste stappen zet. Een interventie kan met de beste bedoelingen worden ingezet, maar ervaart jouw team dit ook zo? In Deel 1 van dit boek lees je daar meer over.

Daarnaast komen er ook veranderingen van buiten op het team af. Ook die kun je als hulp of als eis ervaren. Deze werkvorm helpt je om dat eenvoudig te meten. Je kunt er ook een trend inzichtelijk mee maken.

Wil je met deze werkvorm een interventie vanuit je management toetsen? Dan heb je als leidinggevende input vanuit het team nodig om bij te kunnen sturen. Het is uiteraard van belang dat je management richting geeft. Dat neemt niet weg dat er vaak voldoende vrije ruimte is om te zorgen dat je als team toch kunt leren.

Wanneer een interventie slecht scoort, loont het de moeite om samen te onderzoeken hoe je de interventie zo kunt inzetten dat het teamleren toch zoveel mogelijk wordt ondersteund.

Het vraagt kwetsbaarheid om in de linker kolom te gaan staan. Het helpt om een teamgenoot daarvoor te bedanken. Een vervolgvraag kan zijn: wat heb je nodig om naar rechts op te kunnen schuiven?

Het tegenovergestelde gebeurt ook: de situatie waarin medewerkers sociaal wenselijk antwoorden. Dan is het nuttig als je je als leidinggevende kwetsbaar durft op te stellen door aan de linkerkant te gaan staan.

Bespreek de oefening vooraf met de leidinggevende. De leidinggevende is degene die wil dat zijn team optimaal resultaat levert. Het is mooi als de leidinggevende ‘dank je wel dat je dit laat zien’ kan zeggen als een medewerker helemaal links gaat staan’. Dan kan aan de medewerker gevraagd worden “wat heb jij nodig om iets naar rechts te verschuiven?” Wanneer het tegenovergestelde gebeurd en de medewerkers stellen zich sociaal wenselijk op, dan zou het mooi zijn als de leidinggevende zich kwetsbaar durft op te stellen en bijvoorbeeld bij een onderdeel juist meer naar de andere kant gaat staan.

Kijk om te zien hoe deze werkvorm werkt op www.praktischopweg.nl/717.

Te verwachten resultaat

Autonomie van de teamleden groeit
Toename van onderling vertrouwen
Bewuster inzetten van managementinterventies
Plezier in het werk

Herkomst

De bevlogenheidsthermometer is van Praktisch op weg, maar is geïnspireerd vanuit het JD-R model van A.B. Bakker en E. Demerouti (2007). Wil je meer weten over dit model kijk dan op www.praktischopweg.nl/417.

Praktijkervaring

Heb je een praktijkervaring laat het ons dan weten, als we deze publiceren ontvang je van ons een hardcover gedrukte versie van ons boek: Praktisch op weg naar teamresultaat.

vrijdag 4 november 2016

Delegation Poker


"Wat je weggeeft, verlies je niet."
- Onbekend -


Wat je weggeeft, is niet verloren. Toch blijft het lastig om te delegeren. Hoe zorg je dat het voor iedereen duidelijk is welke beslissingen zijn gedelegeerd en hoe ver de bijbehorende verantwoordelijkheid reikt? Hoe zorg je dat iedereen zich hier comfortabel bij voelt en hoe krijg je de juiste discussie op gang over bevoegdheden? Bij deze werkvorm gaat het team samen met de leidinggevende aan de slag om een gezamenlijk beeld krijgen over de verdeling van verantwoordelijkheden. 

Doel

Op basis van praktijkvoorbeelden een gezamenlijk beeld krijgen over welke zaken en op welk delegeringsniveau het team zelf verder kan en waar dit aan de leidinggevende of aan de opdrachtgever is.

Ingrediënten

Benodigdheden


  • Delegation Poker kaarten, te downloaded via www.praktischopweg.nl/001.
  • Een lijstje van situaties of ervaringen waarvoor het praktisch is een delegatieniveau af te spreken.
  • Sticky-notes
  • Stiften

Recept

De werkwijze van delegation poker komt overeen met die van planning poker.
1. Maak een lijstje bespreek punten waarmee delegetion poker gespeeld wordt.
a. Ieder schrijft voor zichzelf een aantal situaties van besluiten waar jouw team bij betrokken is of zelf beslissingen over neemt.
b. Plak alle sticky-notes op een flipover.
c. Groepeer gezamenlijk en ontdubbel waar nodig.
2. Ieder teamlid kiest een situatie uit bovenstaande lijst en ligt deze toe, of vertelt een verhaal vanuit persoonlijke ervaring.
3. Ieder teamlid schat het delegatieniveau voor zichzelf in.
4. Laat je kaart allemaal tegelijk zien.
5. Jullie zijn het eens, dan heb je een afgesproken delegatie niveau.
6. Zo niet, dan verhelderen het teamlid met het laagste delegatie niveau en het hoogste delegatieniveau hun kijk op het type besluit of activiteit en ga je weer naar stap 2.
7. Handel zo het volledige lijstje en de persoonlijke ervaring af die op dit moment voor het team van belang zijn.
8. Je verdient de punten van het hoogste delegatieniveau wat je gekozen hebt, behalve als je de hoogste minderheid hebt. Schrijf deze punten voor jezelf bij. Zo is er aan het einde een winnaar van dit spel.
Wat is er nodig om als team naar een zo hoog mogelijk delegatie niveau te komen. Maak hier indien nodig afspraken met elkaar over.

Kooktips

Er zijn 7 delegatie niveaus:
1. Vertellen: de leidinggevende neemt de beslissing en vertelt dit het team.
2. Verkopen: de leidinggevende neemt de beslissing, maar deze verkoopt deze als het ware mooi aangekleed aan het team.
3. Input vragen: de leidinggevende vraagt input aan de teamleden en neemt op basis daarvan een beslissing.
4. Overeenkomen: de leidinggevende neemt samen met het team een besluit.
5. Adviseren: het team neemt een besluit, maar als leidinggevende probeer je dit te beïnvloeden door het team te adviseren.
6. Informeren: het team neemt een besluit en informeert de leidinggevende hierover.
7. Delegeren: de leidinggevende oefent geen invloed uit en laat het volledig aan het team over.


Wanneer het team voor de eerste keer met delegation poker aan de slag gaat is het praktisch om eerst te oefenen met een herkenbare situatie die buiten het werk ligt, om zo een goed gevoel te krijgen bij de diverse delegatie niveaus en wat er aan issues ingebracht kan worden. Denk bijvoorbeeld aan een vakantie met een gezin met kinderen. Hoe worden dan de volgende besluiten genomen: de bestemming, het type vakantie, de datum, een dagje uit, op de bestemming zwemmen, naar de speeltuin of wat en waar gaan we eten?

Wanneer jouw team het lastig vindt om tot een lijstje van bespreek punten te komen stel dan als facilitator vragen als:
Waar ontstaan vertragingen door wachten op besluiten?
Waar ontstaan fouten doordat besluiten met te weinig detailkennis worden genomen?
Welke besluiten zitten een optimale manier van werken in de weg?

Er wordt niets naar personen gedelegeerd, maar altijd naar het team. Het team besluit hoe ze hier verder mee omgaan.

Kijk om te zien hoe deze werkvorm werkt op www.praktischopweg.nl/719

Te verwachten resultaat

Overeenstemming over delegatieniveau
Minder afhankelijkheid van beslissers
Autonomie van het team en de teamleden groeit 
Ervaren van sociale steun
Plezier in het werk

Herkomst

Jurgen Appello beschrijft in zijn boek Management 3.0 zeven niveaus van delegeren tussen team en leidinggevende. Kijk voor meer informatie en een instructie filmpje op www.praktischopweg.nl/419.

Praktijkervaring

Wil je jouw praktijkervaring met deze werkvorm delen en mogen we deze hier en in de volgende sprint van ons boek plaatsen, mail dit naar . Als we deze plaatsen ontvang je een gedrukte versie van ons boek Praktisch op we naar Teamresultaat.