woensdag 2 september 2015

Wil je waarde toevoegen voor je klant? Evalueer!

“Ontwikkel een passie voor leren. Dan zul je nooit ophouden met groeien.”
-Ralph Waldo Emerson-

Daar hebben we nu geen tijd voor... Hoe vaak hoor je dat niet binnen een afdeling of projectteam wanneer iemand voorstelt om tijd te nemen om te evalueren? En als het al gebeurt, dan wordt er beknibbeld op die tijd. Zonde! Juist het bewust en met focus terugkijken zorgt dat je als team beter wordt en zo meer waarde creëert voor je klant.

Regelmatig bij elkaar zitten en bewust terugkijken voorkomt dat er een grote lijst aan verbeterpunten ontstaat. Weliswaar herkent iedereen die punten, maar de lijst wordt zo groot dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Met welk punt moet je beginnen om echt het verschil te maken.

Veel gehoorde excuses om geen tijd te nemen voor een vast evaluatiemoment zijn:
  • daar hebben we nu geen tijd voor 
  • we hebben genoeg andere dingen te doen
  • er komen toch steeds dezelfde dingen uit
  • dat levert ons alleen maar extra werk op
  • moeten we dat er ook nog bij doen?


Toch zitten deze verbeterpunten niet voor niets in ieders hoofd! Mensen zijn van nature gericht op verbeteren en putten er energie uit als hun ideeën werken. Je moet er dus iets mee, al is het maar om je teamleden enthousiast te houden. Wat is hier nu de oplossing voor? Juist! Maak er een gewoonte van om regelmatig terug te kijken op het functioneren van het team en hier verbeteracties voor te definiëren (zie de blog Samen verder met het taakbord 1). Zo'n terugkerende verbeterevaluatie wordt ook wel 'retrospective' genoemd. 

Wat: retrospective aan het einde van elke werkperiode van maximaal 1 maand (sprint) van jouw team.
Doel: de gevolgde werkwijze en samenwerking verbeteren om meer klantwaarde te creëren.
Niveau: licht gevorderd.


Hoe werkt een retrospective?

Een retrospective is een gebeurtenis met een vaste duur (timebox). Aan het einde van elke sprint neemt jouw team 2 tot 4 uur de tijd om de werkwijze en samenwerking van deze periode te evalueren. Focus is hierbij belangrijk: richt je op een of twee door jouw team gekozen verbeteringen en zorg dat je deze daadwerkelijk oppakt en doorvoert.

Het is erg prettig wanneer een van je collega's hier ervaring mee heeft. Heb je zo iemand in je organisatie? Vraag dan vooral hulp. Zo niet, dan biedt het volgende hulpmiddel uitkomst. Op onze website kun je het werkblad 'Retrospective' downloaden (www.praktischopweg.nl/downloads). Dit werkblad bevordert zelforganisatie binnen het team en helpt bij het structureren van de retrospective.



Hoe zorg je voor effectieve en afwisselende retrospectives?

Leuk, zo'n retrospective, maar hoe zorg je voor voldoende afwisseling? Hoe kun je steeds vanuit een ander perspectief verbeterpunten oppakken en doorvoeren?

In de praktijk hebben wij inmiddels ervaren dat het goed werkt om iedere retrospective een andere invalshoek te kiezen. Hieronder geven we een aantal voorbeelden.


Transparantie

De eerste keer dat je een retrospective uitvoert, maak je inzichtelijk wat jouw team goed doet en waar de verbeterpunten liggen.

Verbetering

Heb je in beeld waar de verbeterpunten liggen? Kijk dan eens naar de manier waarop je deze verbetering oppakt en doorvoert. Komt het wel eens voor dat je team verbeteracties heeft benoemd, maar toch de volgende retrospective constateert dat er geen aandacht aan is besteed?

Daarom kijk je in de tweede retrospective naar het verbeteren van het verbeterproces zelf, waarbij je team verschillende manieren kan verzinnen die helpen bij het op het netvlies houden van deze verbeteracties.

Voorbeeld: Schrijd de verbeteracties op een sticky-note en hang ze op of boven het taakbord. Aan het einde van de volgende sprint worden deze punten meegenomen in de retrospective en kijken jullie welk effect ze hebben gehad.

Samenwerking

Je bent met de juiste dingen bezig maar toch blijven resultaten achter. Dat is het moment om met je team bewust naar de samenwerking te kijken. Dit kan de inhoud van de derde retrospective vormen. Oefen bijvoorbeeld eens met het geven van feedback in een feedbackronde. Één teamlid ontvangt hierin feedback van alle andere teamleden. De teamleden schrijven deze feedback in de vorm van een 'top' en een 'tip' op een briefje en vertellen dit om de beurt aan het betreffende teamlid. Dit teamlid luistert alleen en mag pas aan het eind van de feedbackronde samenvatten wat hij/zij heeft gehoord en wat hij/zij ermee gaat doen.

Een andere manier is kijk naar de groeifase waarin jullie als team zitten en wat een soepele samenwerking in de weg zit. Een mooi hulpmiddel hiervoor is het dialoogwerkblad "Teambuilding" waar je hieronder een foto van ziet. Op onze website kun je ook dit werkblad downloaden (www.praktischopweg.nl/downloads). 

Tip voor gevorderden: als de samenwerking binnen het team goed loopt, kun je er ook eens over denken om een retrospective samen met een ander team te doen om de samenwerking tussen de teams te optimaliseren.



Klantwaarde

De vierde retrospective kijk je naar het optimaliseren van de klantwaarde. Hoe zorg je dat je elke sprint meerwaarde leveren voor jullie klant? De eerste stap is: hoe krijg je de klant aan tafel? Bespreek samen met jouw klant aan het einde van elke sprint welke waarde jouw team heeft opgeleverd en waar de klant verbeterpunten ziet die de waarde in de volgende periode verder verhogen. En zo ben je weer een stap verder.

Ben je nieuwsgierig geworden? In onze volgende artikelen behandelen we een aantal van de bovengenoemde werkvormen met hulpmiddelen en plaatsen ze in ons model. Wil je alvast meer weten over de achtergrond van een retrospective. Kijk dan (nog) eens naar onze eerdere artikel Veranderingen die je har(d)t raken.

Dit is het 4e artikel uit een serie van artikelen met als thema "Alleen ga je sneller, samen kom je verder". Hiermee doe je (nieuwe) inspiratie op om in teamverband aan de slag te gaan met continu leren en verbeteren. Je leert hoe je binnen je eigen team kunt starten en hoe je het verbeterproces afwisselend houdt. In elk artikel presenteren we een werkvorm waarmee je direct aan de slag kunt.

Kijk ook naar onze andere artikelen in de serie 'Alleen ga je sneller, samen kom je verder':
Besluiten met impact
Samen verder met het taakbord 1
Samen verder met het taakbord 2

In de serie: Cyclisch op stap
Alleen met bevlogenheid kom je tot echt resultaat
Via discipline op weg naar georganiseerde chaos
Systeemdenken een discipline
Veranderingen die je har(d)t raken
Als de wetenschap nu een praktisch is
Cyclisch op stap

Geen opmerkingen:

Een reactie posten

Wat ik van dit artikel opsteek is ...


Wat het artikel voor directer toepasbaar zou maken is ...