woensdag 26 augustus 2015

Samen verder met het taakbord 2


"Wat men moet leren doen, leert men door het te doen." 
-Aristoteles-

Waar werkt ons team aan? En waarom? Zijn dat de juiste werkzaamheden? Redden we het op tijd? Dit artikel beschrijft hoe je er kort cyclisch samen voor zorgt dat je de afgesproken resultaten haalt. We laten je zien hoe je met behulp van het taakbord een gehele cyclus van continu leren met jouw team kan doorlopen.



Doel: Een taakbord zorgt voor inzicht in het werk voor de komende periode. Daarnaast laat het taakbord de voortgang zien. Op basis van dit inzicht werk je aan het thema voorspelbaarheid.
Niveau: beginners

Transparantie en verbetering (sprint 1 en 2)

In de eerste sprint zorg je met jouw team voor inzicht in jullie werkvoorraad. Aan het einde van de sprint evalueren jullie de werkwijze en zien jullie wat wel en niet gehaald is. Daarmee zijn jullie in staat om de eerste verbetering door te voeren voor sprint 2 waarbij de focus ligt op het realiseren van het gestelde doel.

Wil je hiermee aan de slag? Lees dan onze vorige blog: Samen verder met het taakbord 1.

Samenwerking (sprint 3)

Vanaf de eerste sprint heeft jouw team inzicht in de werkvoorraad. In de tweede sprint is het mogelijk al gelukt om alle taken af te ronden. Toch zijn er vast en zeker dingen die opvallen en beter kunnen. Hiervoor doe je opnieuw een evaluatie. Dit keer focus je op de samenwerking in het team.

Wat we vaak tegenkomen binnen teams is dat sommige teamleden met hun taken in de knel komen. Om als team tot optimale resultaten te komen is het belangrijk om samen het sprintdoel als hoogste doel neer te zetten. Je bent er samen verantwoordelijk voor, niet individueel. Dit betekent dat de prioriteit van dit doel bij ieder teamlid bovenaan staat, ook als er alleen nog taken liggen die net buiten jouw primaire expertisegebied liggen.

Hoe zorg je er als team voor dat jullie gezamenlijk dit resultaat halen? De eerste stap is om dat dagelijks kort samen te monitoren. Het toevoegen van een kort overleg (daily stand-up) van maximaal 15 minuten bevordert de samenwerking en zorgt dat knelpunten snel worden opgelost.

Tijdens de stand-up beantwoord ieder teamlid kort de volgende 3 vragen:

wat heb ik gisteren gedaan wat een bijdrage levert aan het sprintdoel?
wat ga ik vandaag doen om een bijdrage te leveren aan het sprintdoel?
welke knelpunten zie ik voor mezelf of het team die ons er vanaf kunnen houden om het sprintdoel te halen?

Tip: als iemand aan iets bezig is waarvoor geen taakbriefje op het taakbord hangt, maak hier dan alsnog een taakbriefje voor aan in een andere kleur. Dit creëert inzicht in het werk dat niet gepland was.

Klantwaarde (sprint 4)

Jullie zijn als team goed op weg: de werkvoorraad is helder, er is meer controle over extra werkzaamheden die al dan niet tijdens de sprint op jullie bord belanden en jullie staan gezamenlijk voor en achter het sprintdoel. Maar waar is de klant? Wordt er elke sprint waarde aan de klant geleverd? Dit is de focus van de volgende evaluatie aan het einde van de sprint: het leveren van klantwaarde die ook zichtbaar is op het taakbord.

Alle taken die jullie elke sprint uitvoeren, doen jullie met een bepaalde reden. Geef aan het einde van elke sprint een demo aan jullie klant om te laten zien wat er is opgeleverd. Wat levert jullie werk de klant op?

Voeg een kolom 'Story' of 'Klantresultaat' toe aan de linkerkant van het taakbord en zorg dat de taakbriefjes hier allemaal aan te relateren zijn. Zo is jullie doel nog duidelijker.


Waarom starten we niet gelijk met sprint 4?

Ben je gewend om te werken met scrum? Dan staat hier waarschijnlijk niets nieuws. Sterker nog, het is verleidelijk om je team gelijk mee te nemen naar sprint 4. Toch is er een duidelijk voordeel om te beginnen bij de eerste stap. Gun het jouw team om zelf te leren en te ervaren. Misschien komen ze zelf net op een iets andere werkwijze uit, maar één die ze zelf hebben ontworpen, met alle lessen en ervaringen die daarbij horen.

Natuurlijk is het praktisch als een team hierin hulpmiddelen krijgt aangeboden. Het is zelfs praktisch als een gehele afdeling of bedrijf binnen bepaalde kaders op dezelfde manier werkt. Maar binnen die kaders mag het best op maat.

Gefeliciteerd! Jouw team heeft het werken met een taakbord inmiddels goed onder de knie. Nu zijn jullie klaar om aan slag te gaan met een nieuwe werkvorm: de retrospective.


In dit filmpje vertelt Ineke Veenstra over haar afdeling en geeft ze het belang aan van klein beginnen en structuur bieden. Dit vormt een basis om te komen tot continu leren en verbeteren. Daarbij gaat het niet om het perfect in te zetten middel, maar vooral om gedrag wat bijdraagt om een bepaald doel te bereiken.

Een aantal basis principes bij continu leren en verbeteren zijn:
  • leer x te zijn door x te doen 
  • mensen leren meer door dingen te ervaren 
  • het gaat niet om het perfect inzetten van het middel, maar het doel wat je er met jouw team mee wil bereiken 
  • mensen zijn meer bereid om te werken volgens hun zelf voorgestelde verbeteringen


Dit is het 3e artikel uit een serie van artikelen met als thema "Alleen ga je sneller, samen kom je verder". Hiermee doe je (nieuwe) inspiratie op om in teamverband aan de slag te gaan met continu leren en verbeteren. Je leert hoe je binnen je eigen team kunt starten en hoe je het verbeterproces afwisselend houdt. In elk artikel presenteren we een werkvorm waarmee je direct aan de slag kunt.

Kijk ook naar onze andere blogs in de serie 'Alleen ga je sneller, samen kom je verder'.

Besluiten met impact
Samen verder met het taakbord 1
Samen verder met het taakbord 2

In de serie: Cyclisch op stap
Alleen met bevlogenheid kom je tot echt resultaat
Via discipline op weg naar georganiseerde chaos
Systeemdenken een discipline
Veranderingen die je har(d)t raken
Als de wetenschap nu een praktisch is
Cyclisch op stap

Geen opmerkingen:

Een reactie posten

Wat ik van dit artikel opsteek is ...


Wat het artikel voor directer toepasbaar zou maken is ...