woensdag 26 augustus 2015

Samen verder met een taakbord 1


"Om innerlijke rust te vinden, moet je afmaken waaraan je begonnen bent."
- Boeddha -

Waar werkt ons team aan? En waarom? Zijn dat de juiste werkzaamheden? Redden we het op tijd? In deze blog behandelen we hoe je kort cyclisch je werkvoorraad transparant en behapbaar maakt, verbeteringen oppakt en daarmee samen verder komt. Het is helder welke paden jouw team wil bewandelen om tot een voor jullie klant gewenst resultaat te komen. Is dit (nog) niet het geval? Lees dan onze vorige blog Besluiten met impact.



Werken met een taakbord

Doel: Een taakbord zorgt voor inzicht in het werk voor de komende periode. Op basis van dit inzicht werk je aan het thema voorspelbaarheid.
Niveau: beginners
Plaats in ons model: Transparantie.

Werken met een taakbord is dé manier om de werkvoorraad te managen. Je visualiseert waar je als team de komende periode voor gaat. Iedereen kan zien waaraan het team werkt en wat de voortgang is.

Wat is een taakbord?

Een taakbord hoeft niet meer te zijn dan een bord, flip-over of brownpaper met sticky-notes. Het toont de doelen die het team zich voor de komende periode stelt en de taken die het team hiervoor uitvoert. In de eenvoudigste vorm bevat het bord 3 kolommen met daarboven de kopjes To Do (te doen), Doing (bezig) en Done (klaar). Op dit bord staat de totale werkvoorraad voor een vastgestelde periode van maximaal een maand (sprint). Dat is het werk dat jouw team (projectteam of afdeling) in deze periode af wil ronden. Vragen die je door het gebruik van het taakbord met elkaar kunt beantwoorden zijn:
  • Wat denken we deze periode af te krijgen
  • Wat moeten we nog doen en wat hebben we af?
  • Waar zijn we nu mee bezig en zijn dat de juiste (geplande) dingen? 
  • Waar lopen we vast of zitten knelpunten?

Starten met een taakbord 

Bepaal met elkaar welke taken jouw team de komende periode denkt te realiseren. Haal deze (indien aanwezig) uit de totale planning of backlog (totale werkvoorraad)
Houd de taken klein (maximaal één dag werk voor één persoon). Knip waar nodig taken op in kleinere taken.
Plak voor elke taak een taakbriefje (op een sticky-note) in de kolom To Do.
Vraag het team of ze, nu ze de werkvoorraad zien, nog steeds het gevoel hebben dat deze haalbaar is in de beschikbare tijd (en pas zo nodig de werkvoorraad aan).

Elk teamlid verhangt een taakbriefje naar de kolom 'Doing', zodra hij/zij ermee aan de slag gaat en naar 'Done' zodra de taak af is.

Verbeteren met een taakbord

Bij teams die starten met een taakbord vallen vaak de volgende dingen op:
  • Taken zijn niet af aan het einde van de sprint 
  • Er komen veel onvoorziene taken tussendoor 
  • Teamleden zitten op elkaar of op anderen te wachten 
  • Er worden grote verschillen in werkdruk per teamlid ervaren 
  • Het werk hoopt zich op aan het einde van de sprint
Evalueer aan het einde van de periode samen de resultaten. Zijn alle taken gerealiseerd? Zo nee, wat heeft jullie ervan af gehouden om de taken af te krijgen? Hoe gaan jullie de komende periode het geplande werk wél af krijgen? Welke verbetering voeren jullie door? Neem hier samen met jouw team voldoende tijd voor (bijvoorbeeld 3 uur voor een periode van een maand). Spreek daarna met elkaar af wat jullie in de volgende periode gaan realiseren. Als je het taakbord gebruikt op een manier die bij jouw team past, is dit hét middel om af te maken waar jouw team aan begonnen is.

Er gaat extra kracht vanuit als jouw team zélf kiest welke voorgestelde verbetering jullie de eerstvolgende sprint doorvoeren. Voer maximaal 2 verbeteringen per keer door. Dit zorgt ervoor dat je weet wat het effect is van de doorgevoerde verbetering. Tip: focus de eerste verbetering op het realiseren van het gestelde doel (af krijgen van alle opgehangen taakbriefjes).

Met deze stappen zet je het taakbord in om te werken aan transparantie en verbetering. Je kunt het taakbord ook gebruiken om te werken aan samenwerking en klantwaarde. Daarover lees je meer in ons volgende artikel.

Heb je vragen of wil je een voorbeeld delen? Neem contact met ons op. Meer info en downloads:http://praktischopweg.nl/werkvormen/transparantie/taakbord.html

Dit is het 2e artikel uit een serie van artikelen met als thema "Alleen ga je sneller, samen kom je verder". Hiermee doe je (nieuwe) inspiratie op om in teamverband aan de slag te gaan met continu leren en verbeteren. Je leert hoe je binnen je eigen team kunt starten en hoe je het verbeterproces afwisselend houdt. In elk artikel presenteren we een werkvorm waarmee je direct aan de slag kunt.

Kijk ook naar onze andere blogs in de serie 'Alleen ga je sneller, samen kom je verder'.

Besluiten met impact
Samen verder met het taakbord 1
Samen verder met het taakbord 2

In de serie: Cyclisch op stap
Alleen met bevlogenheid kom je tot echt resultaat
Via discipline op weg naar georganiseerde chaos
Systeemdenken een discipline
Veranderingen die je har(d)t raken
Als de wetenschap nu een praktisch is
Cyclisch op stap

Geen opmerkingen:

Een reactie posten

Wat ik van dit artikel opsteek is ...


Wat het artikel voor directer toepasbaar zou maken is ...