woensdag 26 augustus 2015

Samen verder met het taakbord 2


"Wat men moet leren doen, leert men door het te doen." 
-Aristoteles-

Waar werkt ons team aan? En waarom? Zijn dat de juiste werkzaamheden? Redden we het op tijd? Dit artikel beschrijft hoe je er kort cyclisch samen voor zorgt dat je de afgesproken resultaten haalt. We laten je zien hoe je met behulp van het taakbord een gehele cyclus van continu leren met jouw team kan doorlopen.



Doel: Een taakbord zorgt voor inzicht in het werk voor de komende periode. Daarnaast laat het taakbord de voortgang zien. Op basis van dit inzicht werk je aan het thema voorspelbaarheid.
Niveau: beginners

Transparantie en verbetering (sprint 1 en 2)

In de eerste sprint zorg je met jouw team voor inzicht in jullie werkvoorraad. Aan het einde van de sprint evalueren jullie de werkwijze en zien jullie wat wel en niet gehaald is. Daarmee zijn jullie in staat om de eerste verbetering door te voeren voor sprint 2 waarbij de focus ligt op het realiseren van het gestelde doel.

Wil je hiermee aan de slag? Lees dan onze vorige blog: Samen verder met het taakbord 1.

Samenwerking (sprint 3)

Vanaf de eerste sprint heeft jouw team inzicht in de werkvoorraad. In de tweede sprint is het mogelijk al gelukt om alle taken af te ronden. Toch zijn er vast en zeker dingen die opvallen en beter kunnen. Hiervoor doe je opnieuw een evaluatie. Dit keer focus je op de samenwerking in het team.

Wat we vaak tegenkomen binnen teams is dat sommige teamleden met hun taken in de knel komen. Om als team tot optimale resultaten te komen is het belangrijk om samen het sprintdoel als hoogste doel neer te zetten. Je bent er samen verantwoordelijk voor, niet individueel. Dit betekent dat de prioriteit van dit doel bij ieder teamlid bovenaan staat, ook als er alleen nog taken liggen die net buiten jouw primaire expertisegebied liggen.

Hoe zorg je er als team voor dat jullie gezamenlijk dit resultaat halen? De eerste stap is om dat dagelijks kort samen te monitoren. Het toevoegen van een kort overleg (daily stand-up) van maximaal 15 minuten bevordert de samenwerking en zorgt dat knelpunten snel worden opgelost.

Tijdens de stand-up beantwoord ieder teamlid kort de volgende 3 vragen:

wat heb ik gisteren gedaan wat een bijdrage levert aan het sprintdoel?
wat ga ik vandaag doen om een bijdrage te leveren aan het sprintdoel?
welke knelpunten zie ik voor mezelf of het team die ons er vanaf kunnen houden om het sprintdoel te halen?

Tip: als iemand aan iets bezig is waarvoor geen taakbriefje op het taakbord hangt, maak hier dan alsnog een taakbriefje voor aan in een andere kleur. Dit creëert inzicht in het werk dat niet gepland was.

Klantwaarde (sprint 4)

Jullie zijn als team goed op weg: de werkvoorraad is helder, er is meer controle over extra werkzaamheden die al dan niet tijdens de sprint op jullie bord belanden en jullie staan gezamenlijk voor en achter het sprintdoel. Maar waar is de klant? Wordt er elke sprint waarde aan de klant geleverd? Dit is de focus van de volgende evaluatie aan het einde van de sprint: het leveren van klantwaarde die ook zichtbaar is op het taakbord.

Alle taken die jullie elke sprint uitvoeren, doen jullie met een bepaalde reden. Geef aan het einde van elke sprint een demo aan jullie klant om te laten zien wat er is opgeleverd. Wat levert jullie werk de klant op?

Voeg een kolom 'Story' of 'Klantresultaat' toe aan de linkerkant van het taakbord en zorg dat de taakbriefjes hier allemaal aan te relateren zijn. Zo is jullie doel nog duidelijker.


Waarom starten we niet gelijk met sprint 4?

Ben je gewend om te werken met scrum? Dan staat hier waarschijnlijk niets nieuws. Sterker nog, het is verleidelijk om je team gelijk mee te nemen naar sprint 4. Toch is er een duidelijk voordeel om te beginnen bij de eerste stap. Gun het jouw team om zelf te leren en te ervaren. Misschien komen ze zelf net op een iets andere werkwijze uit, maar één die ze zelf hebben ontworpen, met alle lessen en ervaringen die daarbij horen.

Natuurlijk is het praktisch als een team hierin hulpmiddelen krijgt aangeboden. Het is zelfs praktisch als een gehele afdeling of bedrijf binnen bepaalde kaders op dezelfde manier werkt. Maar binnen die kaders mag het best op maat.

Gefeliciteerd! Jouw team heeft het werken met een taakbord inmiddels goed onder de knie. Nu zijn jullie klaar om aan slag te gaan met een nieuwe werkvorm: de retrospective.


In dit filmpje vertelt Ineke Veenstra over haar afdeling en geeft ze het belang aan van klein beginnen en structuur bieden. Dit vormt een basis om te komen tot continu leren en verbeteren. Daarbij gaat het niet om het perfect in te zetten middel, maar vooral om gedrag wat bijdraagt om een bepaald doel te bereiken.

Een aantal basis principes bij continu leren en verbeteren zijn:
  • leer x te zijn door x te doen 
  • mensen leren meer door dingen te ervaren 
  • het gaat niet om het perfect inzetten van het middel, maar het doel wat je er met jouw team mee wil bereiken 
  • mensen zijn meer bereid om te werken volgens hun zelf voorgestelde verbeteringen


Dit is het 3e artikel uit een serie van artikelen met als thema "Alleen ga je sneller, samen kom je verder". Hiermee doe je (nieuwe) inspiratie op om in teamverband aan de slag te gaan met continu leren en verbeteren. Je leert hoe je binnen je eigen team kunt starten en hoe je het verbeterproces afwisselend houdt. In elk artikel presenteren we een werkvorm waarmee je direct aan de slag kunt.

Kijk ook naar onze andere blogs in de serie 'Alleen ga je sneller, samen kom je verder'.

Besluiten met impact
Samen verder met het taakbord 1
Samen verder met het taakbord 2

In de serie: Cyclisch op stap
Alleen met bevlogenheid kom je tot echt resultaat
Via discipline op weg naar georganiseerde chaos
Systeemdenken een discipline
Veranderingen die je har(d)t raken
Als de wetenschap nu een praktisch is
Cyclisch op stap

Samen verder met een taakbord 1


"Om innerlijke rust te vinden, moet je afmaken waaraan je begonnen bent."
- Boeddha -

Waar werkt ons team aan? En waarom? Zijn dat de juiste werkzaamheden? Redden we het op tijd? In deze blog behandelen we hoe je kort cyclisch je werkvoorraad transparant en behapbaar maakt, verbeteringen oppakt en daarmee samen verder komt. Het is helder welke paden jouw team wil bewandelen om tot een voor jullie klant gewenst resultaat te komen. Is dit (nog) niet het geval? Lees dan onze vorige blog Besluiten met impact.



Werken met een taakbord

Doel: Een taakbord zorgt voor inzicht in het werk voor de komende periode. Op basis van dit inzicht werk je aan het thema voorspelbaarheid.
Niveau: beginners
Plaats in ons model: Transparantie.

Werken met een taakbord is dé manier om de werkvoorraad te managen. Je visualiseert waar je als team de komende periode voor gaat. Iedereen kan zien waaraan het team werkt en wat de voortgang is.

Wat is een taakbord?

Een taakbord hoeft niet meer te zijn dan een bord, flip-over of brownpaper met sticky-notes. Het toont de doelen die het team zich voor de komende periode stelt en de taken die het team hiervoor uitvoert. In de eenvoudigste vorm bevat het bord 3 kolommen met daarboven de kopjes To Do (te doen), Doing (bezig) en Done (klaar). Op dit bord staat de totale werkvoorraad voor een vastgestelde periode van maximaal een maand (sprint). Dat is het werk dat jouw team (projectteam of afdeling) in deze periode af wil ronden. Vragen die je door het gebruik van het taakbord met elkaar kunt beantwoorden zijn:
  • Wat denken we deze periode af te krijgen
  • Wat moeten we nog doen en wat hebben we af?
  • Waar zijn we nu mee bezig en zijn dat de juiste (geplande) dingen? 
  • Waar lopen we vast of zitten knelpunten?

Starten met een taakbord 

Bepaal met elkaar welke taken jouw team de komende periode denkt te realiseren. Haal deze (indien aanwezig) uit de totale planning of backlog (totale werkvoorraad)
Houd de taken klein (maximaal één dag werk voor één persoon). Knip waar nodig taken op in kleinere taken.
Plak voor elke taak een taakbriefje (op een sticky-note) in de kolom To Do.
Vraag het team of ze, nu ze de werkvoorraad zien, nog steeds het gevoel hebben dat deze haalbaar is in de beschikbare tijd (en pas zo nodig de werkvoorraad aan).

Elk teamlid verhangt een taakbriefje naar de kolom 'Doing', zodra hij/zij ermee aan de slag gaat en naar 'Done' zodra de taak af is.

Verbeteren met een taakbord

Bij teams die starten met een taakbord vallen vaak de volgende dingen op:
  • Taken zijn niet af aan het einde van de sprint 
  • Er komen veel onvoorziene taken tussendoor 
  • Teamleden zitten op elkaar of op anderen te wachten 
  • Er worden grote verschillen in werkdruk per teamlid ervaren 
  • Het werk hoopt zich op aan het einde van de sprint
Evalueer aan het einde van de periode samen de resultaten. Zijn alle taken gerealiseerd? Zo nee, wat heeft jullie ervan af gehouden om de taken af te krijgen? Hoe gaan jullie de komende periode het geplande werk wél af krijgen? Welke verbetering voeren jullie door? Neem hier samen met jouw team voldoende tijd voor (bijvoorbeeld 3 uur voor een periode van een maand). Spreek daarna met elkaar af wat jullie in de volgende periode gaan realiseren. Als je het taakbord gebruikt op een manier die bij jouw team past, is dit hét middel om af te maken waar jouw team aan begonnen is.

Er gaat extra kracht vanuit als jouw team zélf kiest welke voorgestelde verbetering jullie de eerstvolgende sprint doorvoeren. Voer maximaal 2 verbeteringen per keer door. Dit zorgt ervoor dat je weet wat het effect is van de doorgevoerde verbetering. Tip: focus de eerste verbetering op het realiseren van het gestelde doel (af krijgen van alle opgehangen taakbriefjes).

Met deze stappen zet je het taakbord in om te werken aan transparantie en verbetering. Je kunt het taakbord ook gebruiken om te werken aan samenwerking en klantwaarde. Daarover lees je meer in ons volgende artikel.

Heb je vragen of wil je een voorbeeld delen? Neem contact met ons op. Meer info en downloads:http://praktischopweg.nl/werkvormen/transparantie/taakbord.html

Dit is het 2e artikel uit een serie van artikelen met als thema "Alleen ga je sneller, samen kom je verder". Hiermee doe je (nieuwe) inspiratie op om in teamverband aan de slag te gaan met continu leren en verbeteren. Je leert hoe je binnen je eigen team kunt starten en hoe je het verbeterproces afwisselend houdt. In elk artikel presenteren we een werkvorm waarmee je direct aan de slag kunt.

Kijk ook naar onze andere blogs in de serie 'Alleen ga je sneller, samen kom je verder'.

Besluiten met impact
Samen verder met het taakbord 1
Samen verder met het taakbord 2

In de serie: Cyclisch op stap
Alleen met bevlogenheid kom je tot echt resultaat
Via discipline op weg naar georganiseerde chaos
Systeemdenken een discipline
Veranderingen die je har(d)t raken
Als de wetenschap nu een praktisch is
Cyclisch op stap

donderdag 13 augustus 2015

Besluiten met impact

"Als je een probleem wilt oplossen dan zul je de manier van denken moeten veranderen
die je volgde toen je het probleem creëerde."
-Albert Einstein-




De klant vraagt jullie om een mooie oplossing te bouwen, maar helpt deze wel om het klantdoel te bereiken? Hoe krijg ik dit doel helder? Hoe kom ik tot een gedragen aanpak om het doel te realiseren? Samenvattend: hoe zorg ik er voor dat ik met mijn team helder krijg wat we gaan doen en hoe dit de klant blij gaat maken. Wat is de scope en welke klantwaarde leveren we daarmee? In dit artikel presenteren we de Impact Mapping waarmee je dit soort vragen samen met je klant/stakeholders beantwoord.






Komen tot gedragen besluiten die bijdragen om het "echte" doel te behalen is vaak niet eenvoudig. We komen allemaal wel eens "kwelgeesten" tegen die ons tegenhouden om te komen tot de beste oplossing. Tijdens een van onze workshops hebben we aan de deelnemers gevraagd: welke tactieken zetten jullie nu in om het proces rondom besluitvorming soepeler te laten verlopen? Hier kwam binnen een paar minuten het lijstje op de foto uit.

Met impact mapping creëer je, samen met verschillende belanghebbende, een mindmap van mogelijke paden naar je doel. De basis vormt het waarom, het doel dat je wil bereiken. Dit kan zowel een team-, project- of bedrijfsdoelstelling zijn. Daarna kijk je wie jou kunnen helpen (of tegenwerken) om dit doel te verwezenlijken. Dan ga je op zoek naar de gedragsverandering die bij deze mensen nodig is om je doel te bereiken. Als laatste stap kijk je naar oplossingen die helpen om deze gedragsverandering te ondersteunen of vergemakkelijken. Deze visualisatie geeft inzicht in alle aannames die liggen tussen het doel en de oplossingen en helpt bij het prioriteren.



Doorloop de volgende stappen om tot een impact map te komen:

  1. Ga met elkaar op zoek naar het echte doel. (5 times why.) Dit doel vormt de kern van jullie mindmap.
  2. Benoem met elkaar 2 of 3 voor de hand liggende of bekende oplossingen in de buitenste ring. Op de foto's de blauwe sticky notes.
  3. Stel de vraag middels welke gedragsverandering bij welke stakeholders deze oplossingen je dichter bij je doel brengen, en vul deze aan op je mindmap.
  4. Breng in kaart welke (groepen) mensen kunnen helpen het doel te realiseren of tegen kunnen houden. De stakeholders.  Op de foto's zijn dit de gele sticky notes.
  5. Denk met elkaar na over hoe elke stakeholder jullie als team kan helpen om dichter bij het doel te komen. Welk gedrag hoort hierbij. Op de foto's zijn dit de oranje sticky notes.
  6. Wat kan ons team (afdeling of project) opleveren om dit voor elkaar te krijgen. Dit zijn de mogelijke deliverables, op de foto's de blauwe sticky notes.
  7. Nu heb je als team een goed overzicht van de mogelijk te volgen paden. Kies uit dit overzicht met elkaar de belangrijkste paden. Deze krijgen prioriteit om het doel te behalen.

Om de techniek van impact mapping onder de knie te krijgen doorlopen we tijdens training of workshop het proces van impact mapping zoals beschreven in het boek Impact Mapping van Goiko Adzic. Dit doen we aan de hand van een case, met behulp van een werkblad. Dit werkblad met alle stappen zie je hieronder en kun je downloaden van www.praktischopweg.nl/downloads.






Dit is het 1e artikel uit een serie van artikelen met als thema "Alleen ga je sneller, samen kom je verder". Hiermee doe je (nieuwe) inspiratie op om in teamverband aan de slag te gaan met continu leren en verbeteren. Je leert hoe je binnen je eigen team kunt starten en hoe je het verbeterproces afwisselend houdt. In elk artikel presenteren we een werkvorm waarmee je direct aan de slag kunt.


Kijk ook naar onze andere blogs in de serie 'Alleen ga je sneller, samen kom je verder'.


In de serie: Cyclisch op stap

woensdag 5 augustus 2015

Cyclisch op stap naar een zelforganiserend team

Als woelig water tot rust komt, wordt het langzaam helder.
Als iets traag in beweging komt, komt het langzaam tot leven
- Lao -

Van een zelforganiserend (Scrum/Agile) team verwacht je dat ze continu blijven leren en verbeteren. Toch blijkt regelmatig tijd nemen voor verbeteren lastig. Onder tijdsdruk zijn de dagelijkse stand-up meeting en retrospectives de eerste Agile processtappen die afvallen om de krappe deadlines te halen. Hoe zorg je dat het team verbeteren als uitdaging blijft zien?




In dit artikel beschrijven we een aanpak om continu leren en verbeteren te verankeren. We doen dit met behulp van 5 stappen die zorgen dat leren en verbeteren afwisselend en effectief blijft. Je begint met transparantie, inzichtelijk maken waar jullie als team nu staan. Daaruit komt naar voren wat jullie als team willen verbeteren. Dan ga je met die verbetering aan de slag. Het team merkt, er zitten ons dingen in de weg om die verandering voor elkaar te krijgen. Dit zit waarschijnlijk in de manier van samenwerken, hoe we op elkaar en de organisatie om ons heen reageren. Dan is de volgende stap kijken naar samenwerking en hoe jullie die samenwerking kunnen verbeteren. Als die basis op orde is, wordt het tijd om te kijken naar wie er nu eigenlijk zit te wachten op datgene wat wij aan het doen zijn. Wie is nu onze klant en wat is de klantwaarde die deze klant verwacht. Het inzicht dat hier uit komt is weer input voor een volgende stap richting transparantie waarmee je het stappenplan opnieuw ingaat. Waar moeten wij nu transparantie in creëren zodanig dat die transparantie inzicht geeft in de klantwaarde die wij leveren.


Dan heb je waarschijnlijk de vraag, dit zijn toch 4 stappen, waar is dan die 5e stap gebleven. De 5e stap is de verbindende factor in het geheel. Dit gaat over de lerende component en de manier van leidinggeven.



Met jouw teamleden doorloop je de stappen steeds weer opnieuw. Daarmee vormt het een iteratieve (zich herhalende) aanpak die aansluit bij het doel dat je voor ogen hebt: een zelforganiserend team als bouwsteen voor een lerende organisatie. Voor elke stap stellen we werkbladen beschikbaar om deze stappen voor ieder team praktisch toepasbaar te maken.

Ben je nu nieuwsgierig geworden naar de volgende stappen en welke praktische werkvormen je op welk moment in kunt zetten? We publiceren vanaf nu elke week een blog met daarin een praktische voorbeeld met daarbij de benodigde hulpmiddelen (bijvoorbeeld een werkblad of een zelftest om te kijken waar je met je team staat) om met een bepaalde werkvorm aan de slag te gaan.

Dit is het 6e artikel uit een serie van artikelen met als thema "Cyclisch op stap". Hiermee effenen we de weg naar een lerende organisatie. Dat doen we aan de hand van een aantal modellen waarmee we in de praktijk organisaties een stap verder hebben geholpen. Deze serie artikelen vormt de basis voor het eerste deel van ons boek "Praktisch op weg naar Resultaat". Dit boek biedt een stappenplan, ondersteund door verschillende praktische werkvormen, om te komen tot een lerende organisatie.

Kijk ook naar onze andere blogs in de serie 'Alleen ga je sneller, samen kom je verder'.


In de serie: Cyclisch op stap