woensdag 31 december 2014

Wat is een lerende organisatie

De 5 aandachtsgebieden

Wellicht herken je dit als manager: het gevoel dat je ondanks al je inspanningen en goede bedoelingen niet veel meer voor elkaar krijgt dan het redelijk eerlijk verdelen van het ongenoegen tussen diverse belanghebbenden en je afdeling of team(s). Moet het wel allemaal van jou afhangen? Waarom loopt het niet een keer vanzelf goed?

Een op dit moment veel besproken onderwerp dat hier een antwoord op geeft is de lerende organisatie. Kom los van het Taileriaanse idee dat je denkwerk (planning, oplossing bedenken) en uitvoering los van elkaar kunt beleggen. De LEAN filosofie en het Agile gedachtegoed zijn bewegingen die deze zaken weer zoveel mogelijk verenigd/ketenbreed op de werkvloer beleggen. Al zelforganiserend en experimenterend zetten teams hun verenigde kennis en vaardigheden in om tot een optimale resultaten te komen.

Waarom zou je dit als bedrijf eigenlijk willen? Wanneer we dit vragen in verschillende organisaties en aan verschillende mensen om ons heen is het antwoord divers, maar komt vaak wel op hetzelfde neer. Organisaties willen snel inspelen op verandering, medewerkers flexibel inzetten en daarmee zorgen voor meer rendement en daarmee toekomstbestendigheid voor hun organisatie.

Dit is precies wat een lerende organisatie voorstaat. Het potentieel van de medewerkers wordt optimaal benut en er wordt ingezet op continu verbeteren, wat zorgt voor een groter aanpassingsvermogen van het geheel. Dit is van essentieel belang om in de huidige maatschappij als organisatie het verschil te blijven maken en zichtbaar meerwaarde te blijven leveren.
Op deze manier draag je bij aan de continuïteit van je organisatie en dat is voor iedereen goed om naar te streven. Immers zowel de organisatie als geheel, het management en de medewerkers zijn erbij gebaat als hun organisatie floreert en zowel aan medewerkers als de omgeving (klanten) meerwaarde blijft bieden.

Er is veel onderzoek gedaan naar en geschreven over bedrijven die het in dit opzicht goed doen. Waarom is het dan toch zo lastig voor een grote organisatie om de verandering naar een lerende organisatie in te zetten?



Wat vooral lastig blijkt, is de stap naar de praktijk. Er zijn veel mooie en goed bedoelde plannen, maar de vraag blijft: "hoe zorg ik er nu voor dat de medewerkers het ook echt gaan doen? Wat is de op maat aanpak voor mijn organisatie?".

Vanuit onze ervaring in diverse organisaties zijn wij gekomen tot 5 aandachtsgebieden voor een lerende organisatie. Deze 5 aandachtsgebieden zien we (soms in een iets andere benaming) terugkomen in verschillende theorieën over legende organisaties, maar vooral ook bij organisaties waar continu verbeteren wordt toegepast. De hier gekozen benamingen roepen zoveel mogelijk eenzelfde beeld op bij zowel het management als de medewerkers in een organisatie.


Hieronder volgt een korte beschrijving van deze 5 aandachtsgebieden. In vervolg artikelen geven we hier verdere invulling aan. Tevens bieden we in deze vervolgartikelen  concrete hulpmiddelen waarmee je deze volgens een simpel 10-stappenplan implementeert binnen jouw eigen organisatie.

Transparantie

Binnen een team weet iedereen waar nu aan gewerkt wordt en waarom. Het is helder aan welk groter doel zij als team een bijdrage leveren (de 'stip op de horizon'). Er is een heldere zichtbare prioritering aanwezig voor de werkzaamheden in de komende periode (verbeterbord of taakbord). Daardoor weten medewerkers wat er de komende periode van hun gevraagd wordt en wat (nu) nog niet. Dit wordt versterkt doordat teamleden betrokken worden bij alle belangrijke teambesluiten. Medewerkers gebruiken dezelfde termen en weten precies wat er met die termen bedoeld wordt en er is duidelijkheid over wat waar te vinden is zowel fysiek als met betrekking tot benodigde informatie.

Voorbeelden van in te zetten practices zijn het taakbord en daarbij behorende daily stand-up vanuit Scrum of het verbeterbord en de dagstart vanuit Lean.
Tip: zorg voor routine en breng het doel in kleine overzichtelijke stappen dichtbij.




Voorbeeld vanuit FloraHolland is de afdeling Business Development. Deze afdeling werkt aan transparantie door een Lean Canvas model te combineren met een Scrum taakbord Dit bord is door hun zelf op maat gemaakt en wordt door het team continu bijgewerkt en verbeterd.

Verbetering

Maak binnen een team tijd vrij voor evaluatie en verbetering. Alleen door het bewust kijken naar verbetering kan flexibiliteit worden gecreëerd en daarmee is inspelen op verandering mogelijk.
Minimaal één maal per vier weken wordt er gesproken over wat er goed gaat, wat er beter kan en welke acties daarvoor nodig zijn.

Het aandachtsgebied verbetering is van dusdanig belang dat het prioriteit krijgt in de agenda’s en er is hulp om dit te faciliteren (zowel fysiek als in tools). Medewerkers stellen vragen, zijn nieuwsgierig, elimineren verspilling, experimenteren en fouten maken daar leren we van zijn gedragingen die passen bij de mentaliteit van continu verbeteren.
Goede voorbeelden van in te zetten gebruiken zijn onder andere de sprint review meeting (verbetering van het product) en de retrospective (verbetering van de samenwerking) vanuit Scrum en de Kaizen methodiek (continu verbeteren) vanuit LEAN.
Tip: maak het eenvoudig en hou de keuzemogelijkheden beperkt.

Retrospective-resultaat op een dialoogwerkblad

Hierboven zie je het resultaat van een retrospective bij de IT organisatie voor de Rechtspraak (spir-it). Deze retrospective is uitgevoerd aan de hand van een dialoogwerkblad op A1 formaat dat het team door het proces heeft geleid en waarop de resulterende verbeterstappen door het team zijn vastgelegd.

Samenwerking

Binnen een team voelen we ons samen verantwoordelijk voor het behalen van resultaten.
Alleen door samen de verantwoordelijkheid te nemen voor resultaten bereiken we datgene wat nu het meest belangrijk is voor de organisatie. Medewerkers bieden elkaar dan ook hulp, waardoor teamresultaten worden gehaald. Teams zijn multidisciplinair samengesteld, waardoor ze autonoom functioneren en zich ook verantwoordelijk voelen voor het teamresultaat als geheel.

Leiderschap dat multidisciplinaire, kortcyclische aanpak voorstaat en zelforganisatie van het team faciliteert is een basisvoorwaarde voor dit aandachtsgebied. Luisteren, delen van verbeteringen, feedback geven, elkaar opzoeken en in gesprek gaan zijn gedragingen die passen bij de benodigde mentaliteit in dit aandachtsgebied.
Goede voorbeelden van in te zetten gebruiken zijn de sprintcyclus vanuit Scrum met zijn planningsmeeting aan het begin, dagelijkse stand-up meeting en review meeting aan het eind.
Tip: bevorder zelfvertrouwen, formuleer positief en benut groepsdenken.

Klantwaarde

Het gehele proces bekijken we vanuit de klant over de afdelingen (en zelfs breder) heen en we werken dagelijks aan wat echt waarde toevoegt voor onze klanten. Alleen zo kan de optimale waarde voor onze klanten worden gerealiseerd en kan de organisatie flexibel inspelen op de klantwens. In elke aanpak tot verbetering of het ontwikkelen van een nieuwe dienst staat de klant centraal. Over afdelingen / teams heen wordt gewerkt naar een gezamenlijk resultaat en ieder team kent daarin zijn eigen bijdrage.
Medewerkers zetten de basis tools in om de klantwaarde inzichtelijk te maken, facilitators, projectleiders en leidinggevende hebben een uitgebreidere toolset en zetten deze situationeel in.
Basis waarden die horen bij dit aandachtsgebied zijn: over afdelingsgrenzen heen kijken, input derden zowel bij leverancier en klant wordt structureel meegenomen in verbetering en vanuit het klantperspectief kan inzicht gegeven in de keten.
Goede voorbeelden van in te zetten gebruiken zijn onder andere de demo aan de klant binnen de sprint review meeting vanuit Scrum en het maken van een value stream map vanuit Lean.
Tip: zoek naar plaatsen waar het goed gaat en maak gebruik van co-creatie samen met de klant.

Lerende organisatie

Een lerende organisatie, maar waartoe doen we dit eigenlijk? Er is een voor de medewerkers duidelijke invulling waarom we als organisatie de dingen doen zoals we ze doen.
De omgeving blijft veranderen, dus leren en verbeteren en vooral de flexibiliteit waarmee de organisatie kan inspelen op verbeteringen verandert continu mee.
Medewerkers voelen zich gewaardeerd en weten wat hun toegevoegde waarde is in het gehele systeem en zijn bereid continu kritisch te kijken naar waar verbeteringen/veranderingen mogelijk zijn
De 4 omringende aandachtsgebieden zorgen voor continu aanscherpen. Het management biedt continu hulp aan de teams om deze verbetercultuur voort te zetten. Er wordt gewerkt in multidisciplinaire teams, waardoor de autonomie zo laag mogelijk in de organisatie komt te liggen. Medewerkers voelen hierdoor dat besluiten die ze als team nemen, worden gedragen en ervaren dat ze ertoe doen. Medewerkers voelen zich veilig en zijn bereid zich continu in te zetten voor het grotere geheel.
Goede voorbeelden van in te zetten gebruiken zijn themabijeenkomsten waarbij verschillende teams van elkaars ervaringen leren. Denk aan aan werkvormen als wereldcafé en open space.
Tip: maak zichtbaar waar het goed gaat en maak het persoonlijk.

Continu verbeteren door de 5 aandachtsgebieden

De 5 aandachtsgebieden bieden houvast om te blijven werken aan het continu verbeteren. Immers dit is wat een lerende organisatie voorstaat.  Deze 5 aandachtsgebieden vormen de basis voor ons 10-stappenplan naar een lerende organisatie en daarmee naar resultaten die ertoe doen. Het enige dat nog ontbreekt is de voorbereiding om met deze aandachtsgebieden aan de slag te kunnen. Deze behandelen we in de volgende blog-post.










donderdag 11 december 2014

Met dank voor jullie bijdrage

Een boek maak je niet alleen, hiervoor hebben wij op diverse manieren hulp gekregen. Dit varieerde van interviews, sparren over bepaalde onderwerpen, uitproberen van een of meerdere werkvormen tot de laatste taalcheck. Hieronder vind je een lijst van eenieder die ons in meer of mindere mate heeft geholpen bij de totstandkoming van dit boek. We staan ons eigen principe voor, dus blijven we dit boek door ontwikkelen. Deze lijst blijven we dan ook continu bijwerken en aanvullen. Bepaalde bijdragen zijn ook zichtbaar in de vorm van een filmpje, praktijkervaring of blogartikel.
Nogmaals hartelijk bedankt voor al jullie enthousiasme en ondersteuning!

Jolien Boer, strategisch communicatie adviseur https://nl.linkedin.com/in/jolien-de-boer-9387737/nl
Tekstadvies, feedback model, achtergrond modellen en werkvormen en try-out sessie

Mirjam Elast-Zeeders , agile master, https://nl.linkedin.com/in/mirjamelast/nl
Tekeningen, interview, feedback op model en werkvormen en facailiteren van werkvormen tijdens verschillende bijeenkomsten
Blog uit de Praktijk: vorm een team

Ineke Veenstra, https://nl.linkedin.com/in/ineke-veenstra-678b563/nl
Interview, meelezer, feedback op model en werkvormen en de mogelijkheid om vele verschillende werkvormen uit te proberen en te faciliteren binnen de afdeling Facilitair management bij FloraHolland.
Blog: verder met het taakbord en stukje interview met Ineke
Interview Ineke

Jan-Sake Kruis, agile master, https://nl.linkedin.com/in/jansakekruis/nl
Meelezer feedback op model en werkvormen en facailiteren van werkvormen

Floor Ahrendt, https://nl.linkedin.com/in/floor-ahrendt-a6959915/nl
Meelezer feedback op model en werkvormen en facailiteren van werkvormen, daarnaast trainee waarin zij alle mogelijkheden aangrijpt om ons model en werkvormen te testen, verder verfijnen en te faciliteiten.

Ward Bergmans, https://nl.linkedin.com/in/wardbergmans/nl
feedback op model en werkvormen en facailiteren van werkvormen, waarbij Ward continu andere werkvormen uitprobeert en ons direct voorziet van feedback om de werkvormen verder te verbeteren.
Florien L. Bos https://nl.linkedin.com/in/florien-bos-6291882/nl
Feedback werkvormen en try-out sessie

Bernard Komdeur, Lagant https://nl.linkedin.com/in/bernard-komdeur-30264b/nl
Feedback werkvormen en try-out sessie

Francis Ebbs, https://nl.linkedin.com/in/francis-ebbs-9a82236/nl
Feedback model en werkvormen

Henk van Eijk, https://nl.linkedin.com/in/henk-van-eijk-b6447a9/nl
Feedback werkvormen en try-out sessie

Panagwitis Fournagerakis, http://www.gardenofeden-zakynthos.com
Gastvrijheid en het bieden van de perfecte plek voor het schrijven van ons boek

Sandra Fransen,  https://nl.linkedin.com/in/sandralablans
Feedback werkvormen en try-out sessie

Verdi Heinz, https://nl.linkedin.com/in/verdiheinz/nl
Feedback en tips rondom de website

Jan Dirk Hogendoorn, https://nl.linkedin.com/in/jdhogendoorn/nl
Feedback werkvormen en try-out sessie

Wim Hoogervorst, https://nl.linkedin.com/in/wimhoogervorst
Feedback werkvormen en try-out sessie, maar vooral samen met het team van facilitator bij Facilitair management bij FloraHolland testen van het model en de diverse werkvormen.

EJM Kennes,  https://www.linkedin.com/in/esther-kennes-353a0a13?trk=hp-identity-photo
Feedback werkvormen en try-out sessie

Jorrit Koeman,  https://nl.linkedin.com/in/jorrit-koeman-9a649b2b/nl
Feedback werkvormen en model

Esther van der Laan,  https://nl.linkedin.com/in/estherhvanderlaan/nl
Taalreview

Ir. Henk Ledderhof,  https://nl.linkedin.com/in/henkledderhof/nl
Feedback werkvormen en try-out sessie

Marcel Mars,  https://nl.linkedin.com/in/marcelmars
Taalreview

Sylvia melzer-Slingerland,  https://nl.linkedin.com/in/sylviamelzerslingerland/nl
Feedback werkvormen en try-out sessie

Nienke Nijenhuis,  https://nl.linkedin.com/in/nienke-nijenhuis-b3070244/nl
Taalreview

Nicolien van Paassen,  https://nl.linkedin.com/in/nicolien-van-paassen-0547bb8/nl
Feedback werkvormen en try-out sessie

Sergio van der Pluijm,  https://nl.linkedin.com/in/bewezeneffect/nl
Interview

Ben van der Putten, https://nl.linkedin.com/in/ben-van-der-putten-71705236/nl
Feedback werkvormen en try-out sessie

Marco van der Sar, https://nl.linkedin.com/in/marco-van-der-sar-a671aab/nl
Interview, sparren over model en werkvormen en de mogelijkheid tot het uitproberen, faciliteiten en verfijnen van de werkvormen
Blog: als de wetenschap nu eens praktisch is met interview Marco

Eric Schagen, https://nl.linkedin.com/in/ericschagen/nl
Feedback werkvormen en try-out sessie

Evelien Top, Projectmanager en Trainer https://nl.linkedin.com/in/evelientop
Feedback werkvormen en try-out sessie

Lindy Tromp,  http://www.gardenofeden-zakynthos.com
Gastvrijheid en het bieden van de perfecte plek voor het schrijven van ons boek

Thanasis Tzaferis,  http://www.gardenofeden-zakynthos.com
Gastvrijheid en het bieden van de perfecte plek voor het schrijven van ons boek

Rick Veurink, https://nl.linkedin.com/in/rick-veurink-82b34145/nl
Feedback werkvormen en try-out sessie

Hans Vis, https://nl.linkedin.com/in/hansvis/nl
Feedback werkvormen en try-out sessie

Bert Vollebergh, https://nl.linkedin.com/in/bert-vollebergh-5357a9/nl
Feedback werkvormen en try-out sessie

Janneke Vollebergh, https://nl.linkedin.com/in/janneke-vollebergh-barbiers-1330bb21/nl
Feedback werkvormen en try-out sessie

Lucas Vos, CEO Royal FloraHolland, https://nl.linkedin.com/in/lucasbartvos/nl
Interview

Anneke Waanders
Feedback werkvormen en try-out sessie

Maarten Wijers, Agile analist, Spir-IT
Interview

Martin Wolters, https://nl.linkedin.com/in/martin-wolters-9444ba4/nl
Taalreview

Wendy Zandvliet,  https://nl.linkedin.com/in/wendy-zandvliet-08a1211/nl
Feedback werkvormen en try-out sessie, maar vooral samen met het team van facilitator bij Facilitair management bij FloraHolland testen van het model en de diverse werkvormen.